我校学生档案管理办法
鄂经院发〔2016〕153号
2016年8月8日
第一章总则
第一条为规范我校学生档案（以下简称“学生档案”）工作，提高学生档案管理水平，有效保护和利用学生档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》等，制定本办法。
第二条本办法所称的我校学生档案（以下简称“学生档案”），是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。学生档案是学校考察、培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。
第三条学生工作处负责对全校学生档案工作进行指导和检查，各学院负责在校学生档案的保存和管理。
第四条各学院分管学生工作的领导对本院的学生档案管理负责；并安排专人负责档案管理工作；学生工作处对全校学生档案工作实行监督和指导。
第二章档案内容
第五条学生档案材料的收集工作直接关系到人事档案的完整性和学生的切身利益。为使学生档案适应国家人事工作的需要，必须做好学生入学档案的审查和在校期间档案材料的增补工作。
第六条学生档案包括以下内容：
（一）高考材料：高中学籍材料，如高中毕业生登记表、学年鉴定表、高考报名登记表、高考体检表等；
（二）组织材料：学生在校期间党团材料；
（三）学习材料：在校期间的主修、选修、辅修等各科类成绩单；
（四）学籍材料：学生休学、退学、转学、转专业、出国、死亡等材料证明；
（五）毕业材料：实习鉴定表、学年鉴定表、毕业生登记表、学生体检表、学位证明、毕业生就业报到证等各类材料；
（六）奖励材料：在校学习期间获得的各种表彰奖励材料（如三好学生、优秀学生干部、优秀团员、优秀团干部、优秀毕业生、专项奖学金等评审证明材料，各类学科类竞赛奖励等材料）；
（七）处分材料：在校期间违反校规、校纪，触犯国家法律等形成的各类处分材料；
（八）更正材料：相关部门提供的更改姓名、民族、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料，个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料；
（九）其他可供参考的材料。
第三章归档要求
第七条学院在新生入学后将档案收集归档，并建立我校学生个人档案。我校学生档案袋及我校学生档案目录由学生工作处统一印制和发放。
第八条学院应及时将建立好的学生档案妥善存放。入学新生档案均由学院在开学后一个月内收集齐全，编学号并形成《新生档案移交清单》（一式两份），以班级为单位妥善存档，学院向学校学生工作处提交一份《新生档案移交清单》供其存档。学生取得各类奖惩的原始材料及休学、复学、转学、转专业证明，应在形成文件下发后的一周内归档。学生在校期间形成的各类学生档案材料，根据工作完成并已形成材料的情况，随时登记归档，以保证档案材料的完整。
第九条归档材料要完整、客观、真实，并注明学院、年级、专业、学生姓名和学号。
第十条手续必须完备。凡需组织审查单位盖章的材料，必须加盖公章；个人文字材料必须有本人签名。
第十一条各类材料必须符合国家档案管理材料归档要求。
第四章档案查阅
第十二条组织部、学生工作部（处）、教务处等部门相关工作人员，学院领导、辅导员和班主任，按规定登记后，可以查阅或借阅学生档案。未经批准，其他人不得查阅或借阅学生档案。借阅后档案应及时归还，不得任意存留。
第十三条学生个人或其亲属不得查阅或借阅本人档案。
第十四条档案一般不外借。如确需借出使用，要由借阅单位填写《借阅档案审批表》，经学院负责人批准后方可办理借阅手续。原则上外借时间不得超过7个工作日。
第五章档案异动
第十五条学生档案在校外转递必须使用统一印制的专用档案袋，经严格密封后通过邮局寄送、转递，必要时可派专人送取，不得以普通函件邮寄或交由本人自带。
第十六条未报到入学、退学、转学、参军、被开除学籍等学生的档案，在相关文件下发后，由学院将学生档案移交至学生工作处，由学生工作处统一管理。
升学学生的档案由学生所在学院统一寄发。
第十七条专业调整、班级调整的学生档案在相关文件下发后，由原所在学院将档案移交至调整后的所在学院。申请自费出国或主动申请退学的学生，其档案由学校征求学生本人意见后，按规定寄送至有关单位代管。
第十八条正常毕业学生的档案由学院移交至学生工作处统一转出。
第十九条转出学生档案，应认真填写《档案传递通知单》；对转入的学生档案，经核实无误后，应及时寄出回执单。
第六章纪律要求
第二十条查阅、借阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈阅、批注、抽取、撤换档案材料，未经允许不得擅自拍摄、复制档案内容。
第二十一条查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，因工作需要需摘录档案内容时，应经学院同意。摘录材料要妥善保管，不得丢失或私自存放。
第二十二条任何单位或个人无权截留或扣发离校手续完备的毕业生档案。对利用职权违反档案管理的工作人员，由其主管部门责令改正，情节严重构成犯罪的，将依法追究其刑事责任。
第七章附则
第二十三条本办法与现实行法律、法规、部门规章相抵触的，以法律、法规、部门规章为准。现行法律、法规及政策未明确规定且本办法未尽事项，以主管校领导批复为准。
第二十四条本办法自颁布之日起施行，原《我校学生档案管理办法（试行）》（鄂经院学函〔2012〕16号）同时废止。
第二十五条本办法由学生工作处负责解释。